Programmadoelstelling

Herinrichting archiefbewaarplaats bouwvergunningen en aanpassen inventarissen.

Start Q3 2023 en verder

• Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen.

Start Q4 2021, afgerond Q4 2023. Looptijd 2 jaar.

• Opstellen plan van aanpak voor herindeling archiefbewaarplaats (nieuwe indeling per rechtsvoorganger), Q4 2021 - Q1 2022.
• Opschonen archieven per rechtsvoorganger, bewerking opmaken inventaris, Q1 2022 – Q4 2023.
• Blijvend te bewaren serie terugplaatsen in bewaarplaats, Q1 2022 – Q4 2023.

Ieder volgend jaar meten hoever we hier mee staan. Dit aangeven in een percentage wat reeds uitgevoerd is en wat nog moet gebeuren.

€ 0,-.

• Zonder nieuwe herinrichting en opstellen van nieuwe inventarissen zal het risico op niet tijdig of compleet kunnen aanleveren van bouwvergunningen blijven voortbestaan.
• Herinrichting en opstellen nieuwe inventaris zal door 1 persoon worden gedaan i.v.m. personele bezetting. Risico dat alle informatie bij 1 persoon zit en voortgangsrisico bij ziekte of andere omstandigheden.

Digitalisering bouw- en omgevingsvergunningen.

• Digitalisering bouwtekeningen, doorlopend proces.
• Start Q4 2021, afgerond Q4 2025. Looptijd 4 jaar.
• Opstellen handboek digitaliseren bouw- en omgevingsvergunningen, Q4 2021 - Q1 2022.
• Opschonen dossiers t.b.v. aanlevering, Q1 2022 – Q4 2025.
• Marktverkenning scanbedrijf, Q1 - Q2 2022.
• Start digitaliseren Q3 2022 – Q4 2025.
• Kwaliteitscontrole en herstel van eventuele fouten Q3 2022 – Q4 2025.

Aantal gerealiseerde strekkende meters. Ieder volgend jaar aangeven hoeveel strekkende meters er digitaal zijn gearchiveerd.

Eerste 140 strekkende meter afgerond eind kwartaal 1/2023 (periode 1984-2002 en periode 2003-heden).

€ 65.000 per jaar, periode 2022-2025.
Circa € 675,- per strekkende meter.

Budget aangepast naar € 80.000,- i.v.m. uitbesteding voorbereidende werkzaamheden.

• Vertraging van het digitaliseringstraject bouwvergunningen zal, door de huidige analoge werkwijze, een verdere belasting op het team veroorzaken. Dit zal effect hebben op de mogelijkheden tot o.a. het wegwerken van (digitale) achterstanden.
• Er dient een sluitende controle op wijze van aanleveren (brondocumenten), wijze van digitaliseren (juiste resolutie, goed ontsloten, juiste metadata, etc.) en terugplaatsen van documenten in dossiers na digitaliseren te zijn.

Verdere uitbesteding van de werkzaamheden voorkomt eventuele vertraging bij de opschoning en materiële verzorging.

Marktverkenning e-depot, voorbereidingen (pr)e-depot t.b.v. duurzame toegankelijkheid.

• Samenstellen projectteam Q1 2022.
• Vaststellen bewaar-, beheer- en preservatiestrategie, Q2 2022.
• Opstellen stappenplan, Q2 - Q3 2022.
• Marktverkenning leveranciers, inventariseren kern- en aanvullende functionaliteiten, Q3 - Q4 2022.
• (voorlopige) afweging e-depot oplossing of bewaren bij de bron, Q4 2022.
• Voorbereiding (pr)e-depot: Informatieanalyse inhoud en structuur van dataset t.b.v. risico’s op gebied van duurzame toegankelijkheid, samenhang en essentiële eigenschappen, Q1 – Q3 2022.
• Analyse metadata mapping met TMLO, opschoonactie/aanvullen metadata (gap-analyse), Q2 – Q3 2022.

Vanwege het implementatietraject voor een nieuw zaaksysteem is de marktverkenning en voorbereiding voor een e-depot vooruitgeschoven in de planning. Het nieuwe zaaksysteem zal eerst geïmplementeerd moeten zijn voordat een verdere route richting e-depot kan worden uitgestippeld. Planning doorschuiven naar 2024-2025.

Vergelijking maken met voorgaande jaren wat we gerealiseerd hebben en wat er nog moet gebeuren de komende jaren.

Het aanbestedingstraject heeft er voor gezorgd dat de huidige dataset reeds geanalyseerd is t.b.v. risico’s op gebied van duurzame toegankelijkheid, samenhang en essentiële eigenschappen.

Huidige werkzaamheden: opschonen/aanvullen van de metadata (gap-analyse) t.b.v. conversie naar het nieuwe zaaksysteem.

€ 0,-.

• De komst van de nieuwe Archiefwet kan aansluiting op e-depot of bewaren bij de bron mogelijk verplicht stellen. Momenteel is data verspreid over DMS/Zaaksysteem/Taak Specifieke Applicaties(TSA)/mailboxen, et cetera. Om overdracht vanuit TSA te realiseren zullen koppelvlakken, API’s nodig zijn.
• In geval van SaaS oplossing zal gemeente Hulst zelf het functioneel beheer op zich moeten nemen.
• Meeste e-depots zijn nog niet (goed) ingericht voor Common Ground.
• Kan het verschil tussen daadwerkelijk aanwezige metadata en wenselijk aanwezige metadata  geautomatiseerd worden aangevuld of moet dit handmatig gebeuren?
• Aansluiting van e-depot vraagt specifieke kennis, voorbereiding en tijd.

Vervolg van het traject Duidelijke Taal - organisatiebreed.

Begin 2022 vond een evaluatie van het project plaats. Collega's werd gevraagd naar hun ervaringen en bevindingen met betrekking to het project Duidelijke Taal tot dusver. Over het algemeen kon worden geconcludeerd dat het project wordt omarmd en zijn er positieve reacties. De ontvangen aanbevelingen zijn meegenomen in het vervolgtraject.
In mei/juni 2022 vonden de eerste schrijftrainingen plaats. Deze werden gegeven aan de interne taalambassadeurs (zo'n 12 collega's). Na deze trainingen kregen zij een ambassadeurscursus, waar werd geleerd hoe een en ander door te geven aan andere collega's. Verder was er deze zomer een bijeenkomst voor leidinggevenden. In de tweede helft van het jaar werd de aanpak afdelingsgericht. Daarbij is het duidelijker maken van brieven die veelvuldig de deur uit gaan de prioriteit. Eind 2022 was nog geen grote winst geboekt. Daarom werd gestart met een nog gerichtere en intensere aanpak.

• Fase 1 vond plaats in 2020/2021.
• In 2022 volgt een verdiepingsslag.

Voor de zomer 2022 schrijftrainingen , ambassadeurstraining en workshop voor leidinggevenden. Na de zomer volgde vervolgaanpak herschrijven brieven - aanpak afdelingsgericht.

Leesbaarheid gemeentelijke brieven en overige communicatieve uitingen. Vergelijkingsslag maken met voorgaande jaren.

Een meetinstrument is ondertussen voorhanden. Aan hand van een checklist kunnen brieven een score worden gegeven. Dit maakt het mogelijk progressie te meten.

Geen extra budget.

Er is extra budget nodig in verband met de trainingen/workshop. Raming 4.000 euro extra.

Geen.

---

Sociale media en andere media monitoren, omgevingsanalyses maken om beter inzicht te verwezenlijken in wat speelt in onze gemeente en wat als positief/negatief wordt ervaren.

Door zaken als onder andere corona en de gemeenteraadsverkiezingen heeft dit in de eerste helft 2022 nog geen extra aandacht kunnen krijgen.
In het najaar 2022 is afscheid genomen van het bij proef gebruikte monitoringssysteem voor sociale media. Mede door geldende privacy regels brachten de analyses niet wat werd nagestreefd. Er is om die reden afscheid genomen van de sociale media tool.  
We bezinnen ons nu over een andere aanpak.

• 2021 inwerkjaar.
• 2022 eerste resultaten en rapporten.

Aantal rapportages.

Nog niet van toepassing

Sociale media tool – aangeschaft in 2021. Jaarlijkse kosten hiervan opgenomen in begroting 2022.

---

Geen.

---

Positieve berichtgeving stimuleren. Positieve informatie delen via gemeentelijke kanalen.

Met een positievere toon communiceren is de ambitie. Dit geeft deels de hand aan het traject duidelijke taal; deels krijgt dit in de massacommunicatiemiddelen aandacht. In de zomer 2022 is daarmee de start gemaakt.
In de loop van 2022 is de toon en insteek van de gemeentelijke communicatiemiddelen aangepast. Een positieve boventoon streven we steeds na.

Begrotingsjaar 2022.

Sinds zomer 2022 opgepakt.

Actie/reacties op sociale media en soort en toon reacties. Vergelijkingsslag maken met voorgaande jaren.

De reacties van inwoners op gemeentelijke berichten op socials verandert. We zien steeds meer positieve, ondersteunende en opbouwende reacties.

Geen extra budget nodig.

--

Geen.

---

• Verbeteren van de bereikbaarheid van de organisatie. Bereikbaarheid houdt in dat de medewerker wordt gesproken, dan wel binnen 2 werkdagen terugbelt. (uit onderzoek Telan 2020 en Rekenkamer Terneuzen Hulst 2021 blijkt dat verbetering hiervan leidt tot hogere klanttevredenheid).
• Werken op afspraak in de gemeentewinkel continueren (conform aanbeveling Rekenkamer).
• Training medewerkers structureel inbedden.
• Onderzoek Telan laten uitvoeren naar bereikbaarheid organisatie om de effecten van bovenstaande items te meten.
• Onderzoek klanttevredenheid gemeentewinkel laten  uitvoeren.

Terugbellen verdient bijsturing (zie indicator)

Werken op afspraak conform gecontinueerd.

Onderzoek door Telan heeft plaatsgevonden tussen 26 september en 16 november 2022. De resultaten zijn met Telan besproken en vormen input voor MO en Teamleiders tot verdere sturing in 2023 en verder.

KTV gemeentewinkel niet uitgevoerd.

• Sturen op verhogen bereikbaarheid (met name nakomen terugbelafspraken) continu het hele jaar.
• Training Q1 en Q3.
• Onderzoek Telan oktober/november 2022 (zelfde periode als 2020).
• Onderzoek klanttevredenheid gemeentewinkel Q2.

Is tijdens de Lagerhuissessies van Djuma nog eens onder de aandacht gebracht. Zal met de introductie van Djuma opnieuw worden geïmplementeerd.

• Tijdig terugbellen > 90% (bron: KCS).
• Training: minimaal 1 training op jaarbasis voor KCC.
• Onderzoek Telan: Bereikbaarheid minimaal landelijke norm (wordt door Telan vastgesteld met hun landelijke onderzoeken).
• Klanttevredenheid gemeentewinkel: nulmeting.

Van de terugbelnotities wordt 55% binnen 2 werkdagen afgehandeld ! Dit is een verbetering t.o.v. het verleden maar blijft aandacht verdienen.

Training heeft inmiddels plaatsgevonden.

Telan is uitgevoerd.

Gemeentewinkel nog te plannen. Verplaatsen naar 2023.

Terugbelverzoeken: € 0,-.
•   Training: € 5.000
•   Telan: € 6.000
•   Gemeentewinkel: € 6.000.

Telan en training conform begroting.
Gemeentewinkel niet voor dit jaar.

Eventuele nieuwe corona-maatregelen kunnen de realisatie van het tevredenheidsonderzoek in de gemeentewinkel frustreren.

Projectmatige aanpak (met politie, OM, HvE en gemeente) jeugdoverlast wijk de Linie.

Projectmatige aanpak is in januari 2022 beëindigd. Stand van zaken en resultaten besproken in lokale driehoek (burgemeester - Politie - Openbaar Ministerie). Hiervan is een verslag.
Gemeente is gestart met het overleg jeugd - veiligheid (vroegsignalering). Hier worden signalen, zorgen en ontwikkelingen besproken rondom jongeren.

Begrotingsjaar 2022.

Daling aantal meldingen/feiten jeugdoverlast bij politie en gemeente.

Op koers. Gerealiseerd

Indien nodig na overleg met de gemeentesecretaris.

18 oktober 2022: geen extra financiën nodig.

Personele capaciteit (met name inzet politie).

Personele capaciteit politie is al langere tijd een knelpunt. Met name de wijkagenten draaien noodzakelijkerwijs veel noodhulp en onregelmatige diensten.
Hierdoor onvoldoende zichtbaar in de wijk.
Pas in 2025 kan een en ander weer op sterkte worden gebracht.

• Opstellen Plan van Aanpak actieplan Ondermijning.
• Beschrijven hoe we werken aan het versterken van de (gemeentelijke) informatiepositie, regionaal afstemmen, opstarten Lokaal Informatie Overleg (LIO) en daarbij horend gemeentelijk privacyprotocol Ondermijning.

Privacyprotocol ondermijning inmiddels akkoord College B&W en is gepubliceerd. Door oorlog in Oekraïne en crisisnoodopvang was het noodzakelijk om andere prioriteiten te stellen. Hierdoor is het opstarten van de LIO en het versterken van de gemeentelijke informatiepositie doorgeschoven naar Q1 2023.

Begrotingsjaar 2022.

Doorschuiven naar 2023.

• Daling aantal geregistreerde misdrijven of meldingen bij politie door verhoogde meldingsbereidheid.
• Opleveren handreiking LIO en Privacyprotocol Ondermijning gemeente Hulst.

Privacy protocol ondermijning opgeleverd in 2022 en ook gepubliceerd op overheid.nl
Handreiking LIO doorschuiven naar Q1 2023

Geen, alleen ambtelijke inzet.

Geen.

• We gaan verder met het omzetten van de visie burgerparticipatie naar een uitvoeringsdocument.
• Inwoners worden betrokken bij het burgerparticipatieproject en krijgen duidelijke kaders waarbinnen zij kunnen participeren.
• We gaan verder met het faciliteren en stimuleren van initiatieven en leefbaarheidsplannen waarbij een financieel budget beschikbaar stellen.

Er hebben verschillende projecten plaatsgevonden in het jaar 2022 waarin geparticipeerd kon worden.

Het leefbaarheidsbudget van €25.000 euro is geïnvesteerd in verschillende initiatieven en in opdrachten vanuit de gemeente.

Start uitvoeringsplan visie burgerparticipatie in het 4e kwartaal van 2021, welke verder wordt uitgewerkt in het jaar 2022.

Uitvoeringsdocument wordt gebruikt als handleiding voor burgerparticipatie

• Minimaal 5 binnengekomen burgerinitiatieven.
• Succesverhalen en leermomenten, is er een groei te zien in aantal succesverhalen t.o.v. vorig jaar?
• Vergelijking van tevredenheidsindicator bij inwoners middels enquête ten opzichte van voorgaande jaren. > zelfde gebleven of verbeterd.

Stimuleringsbudget leefbaarheid ad €25.000.

n.v.t.

• Burgerparticipatie neemt de overhand waardoor projecten worden tegengehouden en er vertragingen ontstaan.
• Er ontstaat een kloof tussen inwoners en gemeente door teveel tegenstand.

n.v.t.

• Wijk- en dorpsraden wordt gevraagd hoe zij hun rol zien binnen de Hulster samenleving;
• Wijk- en dorpsraden wordt gevraagd in welke mate en op welke manier zij willen participeren.

Verschillende wijk- en dorpsraden hebben moeite met het vinden van nieuwe (bestuurs)leden. Een aantal dorpsraden is nu opgehouden met bestaan.

Start uitvoeringsplan visie burgerparticipatie in het 4e kwartaal van 2021, welke verder wordt uitgewerkt in het jaar 2022.

Er is gestart met de uitvoering

Tevredenheidsonderzoek.

nog niet mee gestart

Stimuleringsbudget leefbaarheid ad € 25.000.

beschikbaar

• Wijk- en dorpsraden houden op te bestaan.
• Wijk- en dorpsraden willen niet meedoen met de nieuwe ontwikkelingen.
• Kloof tussen wijk- en dorpsraden en gemeente wordt groter.

- wijkraad de Linie opgeheven
- dorpsraad Lamswaarde opgeheven
- dorpsraad Vogelwaarde heeft het moeilijk